IT Blog voor KMO's

Hopelijk heb je het zelf nog niet meegemaakt. Na een goed gevulde werkdag ga je nog snel ergens wat drinken. De laptop zit veilig opgeborgen in de koffer van de wagen, denk je. Uiteindelijk ben je toch niet zo lang weg, niet?

Toch heb ik het allemaal al aan "den lijve" mogen ondervinden. De ruit van de wagen ingeslagen, koffer open, laptop weg. Het is pas op zo'n moment dat je beseft wat je allemaal op zo'n ding verzamelt. E-mails van klanten, brochures, contracten, leverningsnota's, facturen en berekeningen. Een lijst die te lang is om op te noemen. Allemaal weg.

Natuurlijk heb je van de meeste documenten nog wel ergens een papieren versie (als deze al niet netjes opgeborgen zaten in de tas van jouw laptop). Hier en daar heb je misschien nog wel een oude versie van een aantal bestanden op een USB stick of op een externe harde schijf. Maar de tekst waar je al enkele dagen wijzigingen op aangebracht hebt, ben je kwijt.

Gelukkig hoeft het niet altijd zo te lopen. Hier zijn vijf tips die je kunnen helpen om het verlies van gegevens te vermijden.

Tip 1: Maak kopies van de bestanden op je laptop

Maak op regelmatige tijdstippen een kopie van al je bestanden op een CD-ROM of een externe harde schijf en bewaar deze op een veilige plaats. Vermijd dat onbevoegden er toegang toe hebben. Dit vergt natuurlijk wel enige discipline en de vraag is hoe lang je het in de praktijk zal volhouden.

Tip 2: Bewaar je belangrijkste gegevens op een veilige plaats

Vermijd dat belangrijke documenten op de harde schijf van je laptop staan. Met on-line diensten zoals SharePoint, kan je gegevens op een veilige plaats (in een datacenter) opslaan. Een backup gebeurt hier automatisch door de leverancier van de gehoste dienst.

Tip 3: Maak gebruik van een on-line backup

Als je dan toch een aantal bestanden op je laptop wil houden, gebruik dan een on-line backup dienst. Hiermee kan je gegevens automatisch laten kopiëren naar een veilig datacenter. De backup start automatisch op het ogenblik dat je met het Internet verbonden bent. Een verloren bestand terughalen is een fluitje van een cent.

Tip 4: Maak regelmatig een volledige backup van je harde schijf

Maak regelmatig een bakcup van je volledige harde schijf, inclusief al je software en instellingen, op een externe harde schijf. In sommige gevallen zit deze backupsoftware al op je PC bij de aankoop. Doe dit telkens nadat je bijv. een nieuwe software installeert. In het geval je laptop gestolen wordt, kan je met zo'n volledige backup kan je al je programma's en instellingen terugzetten op een nieuwe laptop van hetzelfde type.

Tip 5: Maak gebruik van een file server met central backup

Centraliseer al de bestanden van je gebruikers op een server in een datacenter. Hierdoor kan je centraal een backup nemen van al je bestanden. Kies je voor een (virtuele) server in "dedicated hosting" dan hoef je zelf niet te zorgen voor het beheer van de backups en van de server. Op je laptop houd je dan hooguit een kopie van wat er op de centrale file server staat.

Er bestaan ontgetwijfeld nog andere mogelijkheden om je gegevens veilig te stellen. Sommige oplossingen gaan nog veel verder, andere zijn eenvoudiger maar minder praktisch.

Wat je ook doet, zorg steens voor een goede backup van je belangrijke documenten.

De NMBS dreigt met een wekelijkse treinstaking op donderdag als er geen akkoord bereikt wordt over B-Cargo. Help! Hoe geraak ik elke donderdag op mijn werk?

Eigenlijk zouden we een andere vraag moeten stellen: moet ik fysiek aanwezig zijn op mijn kantoor in Brussel om mijn dagtaak naar behoren te kunnen uitvoeren? Het antwoord is neen. Dankzij telecom kan ik van om het even waar toegang krijgen tot het netwerk van mijn bedrijf. Met mijn laptop kan ik een beveiligde verbinding maken over het internet en heb ik toegang tot al mijn gegevens, mails, agenda en contacten. Tegenwoordig werken we ook veel met Sharepoint, waardoor ik niet eens zware bestanden hoef door te mailen. Ik kan ze bekijken of bewerken vanop de Sharepoint. Ik beschik eveneens over een geavanceerde gsm, waarmee ik mijn collega's kan bellen of mailen, en zij mij.

De meeste bedrijfsapplicaties staan op mijn laptop geïnstalleerd, maar er bestaan nog meer geavanceerde manieren van werken op afstand. Application hosting bijvoorbeeld, is zoiets. Daarbij staan alle toepassingen op een centrale server geïnstalleerd, en niks meer op de computer van de gebruiker. Beschik je niet over een laptop van het werk, dan kan je op die manier via om het even welke computer toch verbinding maken met je bedrijfsnetwerk. De enige vereiste is dat die computer een internetverbinding heeft. Laat de NMBS maar staken. Mijn werk zal er in ieder geval niet onder lijden.

Sinds september vertrek ik elke ochtend 10 minuten vroeger naar mijn werk. Het verkeer is sinds het begin van het nieuwe schooljaar dermate toegenomen, dat ik anders te laat kom. Elke belangrijke stad of regio wil extra wegen aanleggen om de dagelijkse files op te lossen, denk maar aan het Lange Wapper-project, dat zoveel stof doet opwaaien.

Maar in de plaats van meer wegen te maken, die op hun beurt nog meer verkeer stimuleren, moeten we misschien anders gaan werken, en verkeer vermijden. En dan denk ik niet aan het openbaar vervoer.

Met de nieuwe telecommunicatiemiddelen kunnen we samenwerken zonder ons te verplaatsen. Neem nu het voorbeeld van videoconferencing. Dat wordt in ons bedrijf meer en meer gebruikt. Alle grote kantoren zijn volledig uitgerust met een videoconferencing systeem. Zo hoef je niet meer voor dag en dauw te vertrekken om aan de andere kant van het land een vergadering bij te wonen. Je ziet en hoort je collega alsof hij naast je zit. En je bespaart uren tijd, die je niet achter het stuur van je wagen, maar achter je computer kunt doorbrengen.

Als je weet dat 30% van de kmo's regelmatig vergaderingen heeft in het buitenland*, is videoconferencing ook daar een goed alternatief. Elk bedrijf wil kosten besparen, en vliegtuigreizen is een van de posten waarop flink gesnoeid kan worden. De investering van een videoconferencingsysteem is snel terugverdiend. En minder stress onderweg is ook wat waard.

*Bron: Belgacom internal survey