IT Blog voor KMO's

Hoe een paswoord kiezen?

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Fri, 05 Feb 2010 15:30:44 +0100

Regelmatig horen we in de pers berichten over computers die gehackt worden en gebruikersgegevens die gestolen worden. De schade voor bedrijven loopt in de miljoenen en hun imago loopt een fameueze deuk op.

Een van de verklaringen voor het kraken van paswoorden is dat veel paswoorden eigenlijk helemaal niet veilig zijn, en dus makkelijk te achterhalen. De neiging om snel snel iets te kiezen dat je makkelijk onthoudt is groot. Maar eigenlijk dus wel heel gevaarlijk. We hebben er dan ook alle belang bij om een paswoord te kiezen dat niet zo eenvoudig te achterhalen is. Hier volgen enkele tips:

- Kies een paswoord dat niet te kort is, minimaal 8 karakters.
- Gebruik letters, cijfers en andere tekens door elkaar.
- Vermijd het gebruik van bestaande woorden. Wil je dat toch doen, schrijf dan het woord achterstevoren of twee keer na elkaar
- Maak een opzettelijke tikfout, of vervang een letter door een teken (zie voorbeeld).
- Vermijd het gebruik van makkelijk te achterhalen paswoorden, zoals de naam van je kind of je huisdier.
- Schrijf nooit je paswoord ergens op om het te onthouden en bewaar het ook niet op je computer.
- Geef nooit je paswoord door aan iemand anders.
- Vernieuw regelmatig het paswoord voor de belangrijkste toepassingen.
- Sommige toepassingen bieden de mogelijkheid om een zin op te geven waarmee je het paswoord kunt onthouden. Maak er gebruik van (zie ook voorbeeld).

Concreet voorbeeld:

Herinneringszin: Beter één zwaluw in de hand...

Paswoord: B1z!h<10!l

Kopenhagen

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Tue, 22 Dec 2009 14:33:48 +0100

Met Kopenhagen staat de opwarming van de planeet weer volop in de belangstelling.

Wat kunnen we als bedrijf doen om ons steentje bij te dragen? Telecom en informatica zijn de laatste jaren fel geëvolueerd en kunnen zeker helpen de klimaatopwarming tegen te gaan.

Ik denk bijvoorbeeld aan telewerken. Waarom elke dag tientallen kilometers afleggen naar je werkplaats, als je die werkplaats naar jou toe kan laten komen, of toch een stuk dichterbij. Wat je als werknemer nodig hebt, is niet meer dan een internetconnectie en een beveiligde toegang tot de bedrijfsgegevens. Als bedrijf moet je er enkel voor zorgen dat de applicaties en gegevens ergens op een centrale plaats ondergebracht (gehost) zijn, zodat werknemers eraan kunnen via het internet.

Je zou kunnen zeggen, ja maar, al die servers verbruiken ook veel energie. Dat is waar, maar ook daar kan aan gesleuteld worden: zonne-energie als alternatief voor gewone elektriciteit, virtualisatie van de servers zodat er minder fysieke servers nodig zijn en dus ook minder energie om ze te laten draaien. Ik las daar trouwens onlangs nog een interessant artikeltje over: in Helsinki wordt de warmte afgegeven door servers in een ondergronds datacenter gerecupereerd voor het verwarmingsnetwerk. Verwacht wordt dat op die manier zo'n 500 woningen kunnen verwarmd worden. Dat vind ik pas knap!

Videoconferencing is nog zo'n voorbeeld. Is het echt altijd nodig zich te verplaatsen naar vergaderingen in het buitenland? Vanuit ecologisch standpunt is het onverantwoord. Dan hebben we het nog niet gehad over de tijd die je ermee verliest. Zelfs voor verplaatsingen over kleinere afstanden, kan het de moeite waard zijn te investeren in videoconferencing. Hier kun je uitrekenen hoeveel je kunt besparen door gebruik te maken van videoconferencing.

Er zal natuurlijk wel een hele mentaliteitsverandering nodig zijn om iedereen milieubewuster te leren leven en werken. Maar wat vandaag te kleinschalig of te gedurfd lijkt, zal morgen misschien de norm zijn. Het is de verantwoordelijkheid van iedereen om aan de toekomst van onze kinderen te werken. En als telecom daarbij kan helpen, graag!

Sharepoint

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Fri, 11 Dec 2009 11:17:53 +0100

Wissel zware bestanden uit zonder de mailbox van uw correspondent te overladen.

De opdracht van het jaar ... Als we deze binnenhalen, is het bingo! 15u50 ... nog 10 minuten om mijn offerte door te sturen ... Daarna is het te laat want de uiterste termijn om de kandidatuur in te dienen is vandaag, om 16 u! Maar goed, tegenwoordig is er dankzij internet en e-mail geen sprake meer van stress, we zijn niet meer afhankelijk van de post en de postbode ... op een paar seconden is alles verstuurd!

Laatste kleine controle ... Mijn bijlagen zijn klaar, de projectbeschrijving met foto's, video en schema's, het gedetailleerde budget, de technische specificaties, de pdf van onze catalogus en de timing ... 5 documenten, 18 MB in totaal.

Het ziet er goed uit, ik heb nog 3 minuten! OK vertrekkensklaar. Ik verstuur alles!

Óóh.... wat voor bericht is me dat ... ! Mail niet afgeleverd. Te zwaar!! Neeeeeeeeeeee!

De klok van de pc tikt 16u.01!'

Oké, ik geef toe dat het verhaal wat overdreven klinkt ... en toch, wie heeft dit soort problemen nooit meegemaakt? Een overvolle mailbox, een bestand dat te zwaar is om te verzenden of dat niet kan afgeleverd worden. Dergelijke onaangename toestanden zijn schering en inslag, want e-mail is weliswaar perfect om te communiceren en lichte bestanden te versturen, maar zodra er zwaardere bijlagen bijgevoegd worden, beginnen de problemen ... Voor die problemen bestaat er een heel gebruiksvriendelijke oplossing. En die oplossing is SharePoint.

Wat is SharePoint?

Om het eenvoudig te houden: het SharePoint is een stockeerruimte, die lijkt op een harde schijf. Verschil met de harde schijf is dat SharePoint zich fysiek op een server bevindt die eigendom is van uw telecomleverancier. U heeft toegang via het internet.

Aangezien die stockeerruimte gescheiden is van uw andere gegevens, kunt u er zonder enig risico onbeperkt uw documenten opslaan en ze volledig of gedeeltelijk toegankelijk maken voor wie u wenst. De betrokken persoon zal uitsluitend toegang hebben tot de documenten die hem aanbelangen, via een login en paswoord.

Zo is het geen probleem meer om documenten uit te wisselen met medewerkers, partners of klanten, hoeft de investering in een server niet en moeten zware e-mails niet alle kanten uit gestuurd worden.

Personen die toegang hebben kunnen niet alleen volumineuze bestanden uitwisselen, maar ze ook wijzigen ... In dat geval zullen alle personen die bij een gewijzigd bestand betrokken zijn, automatisch verwittigd worden dat er een wijziging is gebeurd.

Voorkom verlies van gegevens op je laptop: 5 tips

noreply@skynetblogs.be (Eddy) — Fri, 13 Nov 2009 10:32:47 +0100

Hopelijk heb je het zelf nog niet meegemaakt. Na een goed gevulde werkdag ga je nog snel ergens wat drinken. De laptop zit veilig opgeborgen in de koffer van de wagen, denk je. Uiteindelijk ben je toch niet zo lang weg, niet?

Toch heb ik het allemaal al aan "den lijve" mogen ondervinden. De ruit van de wagen ingeslagen, koffer open, laptop weg. Het is pas op zo'n moment dat je beseft wat je allemaal op zo'n ding verzamelt. E-mails van klanten, brochures, contracten, leverningsnota's, facturen en berekeningen. Een lijst die te lang is om op te noemen. Allemaal weg.

Natuurlijk heb je van de meeste documenten nog wel ergens een papieren versie (als deze al niet netjes opgeborgen zaten in de tas van jouw laptop). Hier en daar heb je misschien nog wel een oude versie van een aantal bestanden op een USB stick of op een externe harde schijf. Maar de tekst waar je al enkele dagen wijzigingen op aangebracht hebt, ben je kwijt.

Gelukkig hoeft het niet altijd zo te lopen. Hier zijn vijf tips die je kunnen helpen om het verlies van gegevens te vermijden.

Tip 1: Maak kopies van de bestanden op je laptop

Maak op regelmatige tijdstippen een kopie van al je bestanden op een CD-ROM of een externe harde schijf en bewaar deze op een veilige plaats. Vermijd dat onbevoegden er toegang toe hebben. Dit vergt natuurlijk wel enige discipline en de vraag is hoe lang je het in de praktijk zal volhouden.

Tip 2: Bewaar je belangrijkste gegevens op een veilige plaats

Vermijd dat belangrijke documenten op de harde schijf van je laptop staan. Met on-line diensten zoals SharePoint, kan je gegevens op een veilige plaats (in een datacenter) opslaan. Een backup gebeurt hier automatisch door de leverancier van de gehoste dienst.

Tip 3: Maak gebruik van een on-line backup

Als je dan toch een aantal bestanden op je laptop wil houden, gebruik dan een on-line backup dienst. Hiermee kan je gegevens automatisch laten kopiëren naar een veilig datacenter. De backup start automatisch op het ogenblik dat je met het Internet verbonden bent. Een verloren bestand terughalen is een fluitje van een cent.

Tip 4: Maak regelmatig een volledige backup van je harde schijf

Maak regelmatig een bakcup van je volledige harde schijf, inclusief al je software en instellingen, op een externe harde schijf. In sommige gevallen zit deze backupsoftware al op je PC bij de aankoop. Doe dit telkens nadat je bijv. een nieuwe software installeert. In het geval je laptop gestolen wordt, kan je met zo'n volledige backup kan je al je programma's en instellingen terugzetten op een nieuwe laptop van hetzelfde type.

Tip 5: Maak gebruik van een file server met central backup

Centraliseer al de bestanden van je gebruikers op een server in een datacenter. Hierdoor kan je centraal een backup nemen van al je bestanden. Kies je voor een (virtuele) server in "dedicated hosting" dan hoef je zelf niet te zorgen voor het beheer van de backups en van de server. Op je laptop houd je dan hooguit een kopie van wat er op de centrale file server staat.

Er bestaan ontgetwijfeld nog andere mogelijkheden om je gegevens veilig te stellen. Sommige oplossingen gaan nog veel verder, andere zijn eenvoudiger maar minder praktisch.

Wat je ook doet, zorg steens voor een goede backup van je belangrijke documenten.

Treinstaking

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Tue, 10 Nov 2009 13:28:36 +0100

De NMBS dreigt met een wekelijkse treinstaking op donderdag als er geen akkoord bereikt wordt over B-Cargo. Help! Hoe geraak ik elke donderdag op mijn werk?

Eigenlijk zouden we een andere vraag moeten stellen: moet ik fysiek aanwezig zijn op mijn kantoor in Brussel om mijn dagtaak naar behoren te kunnen uitvoeren? Het antwoord is neen. Dankzij telecom kan ik van om het even waar toegang krijgen tot het netwerk van mijn bedrijf. Met mijn laptop kan ik een beveiligde verbinding maken over het internet en heb ik toegang tot al mijn gegevens, mails, agenda en contacten. Tegenwoordig werken we ook veel met Sharepoint, waardoor ik niet eens zware bestanden hoef door te mailen. Ik kan ze bekijken of bewerken vanop de Sharepoint. Ik beschik eveneens over een geavanceerde gsm, waarmee ik mijn collega's kan bellen of mailen, en zij mij.

De meeste bedrijfsapplicaties staan op mijn laptop geïnstalleerd, maar er bestaan nog meer geavanceerde manieren van werken op afstand. Application hosting bijvoorbeeld, is zoiets. Daarbij staan alle toepassingen op een centrale server geïnstalleerd, en niks meer op de computer van de gebruiker. Beschik je niet over een laptop van het werk, dan kan je op die manier via om het even welke computer toch verbinding maken met je bedrijfsnetwerk. De enige vereiste is dat die computer een internetverbinding heeft. Laat de NMBS maar staken. Mijn werk zal er in ieder geval niet onder lijden.

File op de E40

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Mon, 02 Nov 2009 20:48:34 +0100

Sinds september vertrek ik elke ochtend 10 minuten vroeger naar mijn werk. Het verkeer is sinds het begin van het nieuwe schooljaar dermate toegenomen, dat ik anders te laat kom. Elke belangrijke stad of regio wil extra wegen aanleggen om de dagelijkse files op te lossen, denk maar aan het Lange Wapper-project, dat zoveel stof doet opwaaien.

Maar in de plaats van meer wegen te maken, die op hun beurt nog meer verkeer stimuleren, moeten we misschien anders gaan werken, en verkeer vermijden. En dan denk ik niet aan het openbaar vervoer.

Met de nieuwe telecommunicatiemiddelen kunnen we samenwerken zonder ons te verplaatsen. Neem nu het voorbeeld van videoconferencing. Dat wordt in ons bedrijf meer en meer gebruikt. Alle grote kantoren zijn volledig uitgerust met een videoconferencing systeem. Zo hoef je niet meer voor dag en dauw te vertrekken om aan de andere kant van het land een vergadering bij te wonen. Je ziet en hoort je collega alsof hij naast je zit. En je bespaart uren tijd, die je niet achter het stuur van je wagen, maar achter je computer kunt doorbrengen.

Als je weet dat 30% van de kmo's regelmatig vergaderingen heeft in het buitenland*, is videoconferencing ook daar een goed alternatief. Elk bedrijf wil kosten besparen, en vliegtuigreizen is een van de posten waarop flink gesnoeid kan worden. De investering van een videoconferencingsysteem is snel terugverdiend. En minder stress onderweg is ook wat waard.

*Bron: Belgacom internal survey

Mails, mails, mails

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Fri, 16 Oct 2009 10:21:46 +0200

62. Dat is het aantal mails dat ik na een dag afwezigheid in mijn inbox vind. En dat is nog niet eens veel. De cijfers die ik van sommige collega's hoor doen me duizelen. Om die hoeveelheden de baas te kunnen, moet je beschikken over over een degelijk mailsysteem.

Wat zijn de mogelijheden? Je kan kiezen voor een zogenaamde "webmail". Dat betekent dat je op een bepaalde website voor jezelf een mailbox en een bijhorend adres kunt kiezen. Bekende voorbeelden zijn Hotmail, Gmail, Yahoo. Voor de rest heb je niks nodig. Heel makkelijk eigenlijk.

Bij de meeste internetabonnement is er ook een mailbox inbegrepen, waarop je een aantal aliassen (mailadressen) kunt aanmaken bijv. @skynet.

Deze oplossingen volstaan wel voor privégebruik. Maar voor professionele doelienden, is het beter te kiezen voor een krachtig systeem. Binnen een bedrijf circuleren immers heel wat meer mails, zowel tussen medewerkers als naar buiten. Om al dat verkeer te regelen, heb je een mailserver nodig. Dit is een speciale computer die ervoor zorgt dat de mails op de juiste plaats toekomen. De mailserver is continu verbonden met het internet en wordt uitgerust met de nodige beveiliging zoals anti-virus en anti-spam.

Zelf een mailserver aankopen en opzetten brengt heel wat vragen mee: hoe krachtig moet die computer zijn? Hoe moet ik hem configureren? Wat als er iets fout gaat? Je moet al een echte kenner in huis halen om dit tot een goed einde te brengen.

Als je kiest voor een "hosted" mailsysteem, heb je deze zorgen niet. "Hosted" betekent dat je gebruik maakt van een mail server die eigendom is van een leverancier en waarvan je een stukje huurt. Die computer staat in een speciale computerzaal, data center genaamd. Meestal deelt u die server nog met andere klanten. Je betaalt aan de leverancier een maandelijkse kost per gebruiker en voor de rest heb je geen zorgen. Je maakt zelf gebruikers aan of verwijdert er, maar al het specialistenwerk laat je gewoon over aan de leverancier. Heel handig.

Informatica, niks voor jou?

noreply@skynetblogs.be (Tammy) — Thu, 08 Oct 2009 10:37:35 +0200

We kunnen er niet meer omheen: computers en internet worden ook voor kleine ondernemingen en zelfstandigen steeds belangrijker.

Stel je voor dat je vandaag zonder e-mail zaken zou moeten doen. Of factuurtjes maken met de hand en de hele boekhouding manueel bijhouden? Dat lijkt me niet meer zo eenvoudig. Zelfs als je als zelfstandige niet helemaal warmloopt voor informatica, ook wel IT - Information Technologies genoemd, neemt de druk van de klant en leverancier waarschijnlijk toe en moet je toch door de knieën gaan en de nodige investeringen doen.

Maar hoe begin je daar in 's hemelsnaam aan? Als bedrijfsleider weet je wel iets af van een computer, natuurlijk. Maar om nu zelf een website uit de grond te stampen of een mailserver op te zetten, om maar iets te noemen, ben je echt wel aangewezen op de kennis én de tijd van een specialist. Maar als die dan zijn uitleg doet, is het ook niet alles. Een waterval van Engelse termen en begrippen, technologieën en systemen.

Hoe weet je of je de beste keuze maakt? Op die vraag wil deze blog een antwoord bieden. De wereld van IT op een eenvoudige manier uitleggen en tips geven om die IT zo te gebruiken dat je er ook iets aan hebt. Dat is de bedoeling.

Heb je zelf iets te zeggen over het onderwerp, aarzel zeker niet te reageren!