IT Blog voor KMO's

62. Dat is het aantal mails dat ik na een dag afwezigheid in mijn inbox vind. En dat is nog niet eens veel. De cijfers die ik van sommige collega's hoor doen me duizelen. Om die hoeveelheden de baas te kunnen, moet je beschikken over over een degelijk mailsysteem.

Wat zijn de mogelijheden? Je kan kiezen voor een zogenaamde "webmail". Dat betekent dat je op een bepaalde website voor jezelf een mailbox en een bijhorend adres kunt kiezen. Bekende voorbeelden zijn Hotmail, Gmail, Yahoo. Voor de rest heb je niks nodig. Heel makkelijk eigenlijk.

Bij de meeste internetabonnement is er ook een mailbox inbegrepen, waarop je een aantal aliassen (mailadressen) kunt aanmaken bijv. @skynet.

Deze oplossingen volstaan wel voor privégebruik. Maar voor professionele doelienden, is het beter te kiezen voor een krachtig systeem. Binnen een bedrijf circuleren immers heel wat meer mails, zowel tussen medewerkers als naar buiten. Om al dat verkeer te regelen, heb je een mailserver nodig. Dit is een speciale computer die ervoor zorgt dat de mails op de juiste plaats toekomen. De mailserver is continu verbonden met het internet en wordt uitgerust met de nodige beveiliging zoals anti-virus en anti-spam.

Zelf een mailserver aankopen en opzetten brengt heel wat vragen mee: hoe krachtig moet die computer zijn? Hoe moet ik hem configureren? Wat als er iets fout gaat? Je moet al een echte kenner in huis halen om dit tot een goed einde te brengen.

Als je kiest voor een "hosted" mailsysteem, heb je deze zorgen niet. "Hosted" betekent dat je gebruik maakt van een mail server die eigendom is van een leverancier en waarvan je een stukje huurt. Die computer staat in een speciale computerzaal, data center genaamd. Meestal deelt u die server nog met andere klanten. Je betaalt aan de leverancier een maandelijkse kost per gebruiker en voor de rest heb je geen zorgen. Je maakt zelf gebruikers aan of verwijdert er, maar al het specialistenwerk laat je gewoon over aan de leverancier. Heel handig.