IT Blog voor KMO's

Wissel zware bestanden uit zonder de mailbox van uw correspondent te overladen.

De opdracht van het jaar ... Als we deze binnenhalen, is het bingo!  15u50 ... nog 10 minuten om mijn offerte door te sturen ... Daarna is het te laat want de uiterste termijn om de kandidatuur in te dienen is vandaag, om 16 u! Maar goed, tegenwoordig is er dankzij internet en e-mail geen sprake meer van stress, we zijn niet meer afhankelijk van de post en de postbode ... op een paar seconden is alles verstuurd! 

Laatste kleine controle ... Mijn bijlagen zijn klaar, de projectbeschrijving met foto's, video en schema's, het gedetailleerde budget, de technische specificaties, de pdf van onze catalogus en de timing ... 5 documenten, 18 MB in totaal.

Het ziet er goed uit, ik heb nog 3 minuten! OK vertrekkensklaar. Ik verstuur alles!

Óóh.... wat voor bericht is me dat ... ! Mail niet afgeleverd. Te zwaar!! Neeeeeeeeeeee!

De klok van de pc tikt 16u.01!'

Oké, ik geef toe dat het verhaal wat overdreven klinkt ... en toch, wie heeft dit soort problemen nooit meegemaakt? Een overvolle mailbox, een bestand dat te zwaar is om te verzenden of dat niet kan afgeleverd worden. Dergelijke onaangename toestanden zijn schering en inslag, want e-mail is weliswaar perfect om te communiceren en lichte bestanden te versturen, maar zodra er zwaardere bijlagen bijgevoegd worden, beginnen de problemen ...  Voor die problemen bestaat er een heel gebruiksvriendelijke oplossing. En die oplossing is SharePoint.

Wat is SharePoint? 

Om het eenvoudig te houden: het SharePoint is een stockeerruimte, die lijkt op een harde schijf. Verschil met de harde schijf is dat SharePoint zich fysiek op een server bevindt die eigendom is van uw telecomleverancier. U heeft toegang via het internet. 

Aangezien die stockeerruimte gescheiden is van uw andere gegevens, kunt u er zonder enig risico onbeperkt uw documenten opslaan en ze volledig of gedeeltelijk toegankelijk maken voor wie u wenst.  De betrokken persoon zal uitsluitend toegang hebben tot de documenten die hem aanbelangen, via een login en paswoord.

Zo is het geen probleem meer om documenten uit te wisselen met medewerkers, partners of klanten, hoeft de investering in een server niet en moeten zware e-mails niet alle kanten uit gestuurd worden.

Personen die toegang hebben kunnen niet alleen volumineuze bestanden uitwisselen, maar ze ook wijzigen ... In dat geval zullen alle personen die bij een gewijzigd bestand betrokken zijn, automatisch verwittigd worden dat er een wijziging is gebeurd.

Hopelijk heb je het zelf nog niet meegemaakt. Na een goed gevulde werkdag ga je nog snel ergens wat drinken. De laptop zit veilig opgeborgen in de koffer van de wagen, denk je. Uiteindelijk ben je toch niet zo lang weg, niet?

Toch heb ik het allemaal al aan "den lijve" mogen ondervinden. De ruit van de wagen ingeslagen, koffer open, laptop weg. Het is pas op zo'n moment dat je beseft wat je allemaal op zo'n ding verzamelt. E-mails van klanten, brochures, contracten, leverningsnota's, facturen en berekeningen. Een lijst die te lang is om op te noemen. Allemaal weg.

Natuurlijk heb je van de meeste documenten nog wel ergens een papieren versie (als deze al niet netjes opgeborgen zaten in de tas van jouw laptop). Hier en daar heb je misschien nog wel een oude versie van een aantal bestanden op een USB stick of op een externe harde schijf. Maar de tekst waar je al enkele dagen wijzigingen op aangebracht hebt, ben je kwijt.

Gelukkig hoeft het niet altijd zo te lopen. Hier zijn vijf tips die je kunnen helpen om het verlies van gegevens te vermijden.

Tip 1: Maak kopies van de bestanden op je laptop

Maak op regelmatige tijdstippen een kopie van al je bestanden op een CD-ROM of een externe harde schijf en bewaar deze op een veilige plaats. Vermijd dat onbevoegden er toegang toe hebben. Dit vergt natuurlijk wel enige discipline en de vraag is hoe lang je het in de praktijk zal volhouden.

Tip 2: Bewaar je belangrijkste gegevens op een veilige plaats

Vermijd dat belangrijke documenten op de harde schijf van je laptop staan. Met on-line diensten zoals SharePoint, kan je gegevens op een veilige plaats (in een datacenter) opslaan. Een backup gebeurt hier automatisch door de leverancier van de gehoste dienst.

Tip 3: Maak gebruik van een on-line backup

Als je dan toch een aantal bestanden op je laptop wil houden, gebruik dan een on-line backup dienst. Hiermee kan je gegevens automatisch laten kopiëren naar een veilig datacenter. De backup start automatisch op het ogenblik dat je met het Internet verbonden bent. Een verloren bestand terughalen is een fluitje van een cent.

Tip 4: Maak regelmatig een volledige backup van je harde schijf

Maak regelmatig een bakcup van je volledige harde schijf, inclusief al je software en instellingen, op een externe harde schijf. In sommige gevallen zit deze backupsoftware al op je PC bij de aankoop. Doe dit telkens nadat je bijv. een nieuwe software installeert. In het geval je laptop gestolen wordt, kan je met zo'n volledige backup kan je al je programma's en instellingen terugzetten op een nieuwe laptop van hetzelfde type.

Tip 5: Maak gebruik van een file server met central backup

Centraliseer al de bestanden van je gebruikers op een server in een datacenter. Hierdoor kan je centraal een backup nemen van al je bestanden. Kies je voor een (virtuele) server in "dedicated hosting" dan hoef je zelf niet te zorgen voor het beheer van de backups en van de server. Op je laptop houd je dan hooguit een kopie van wat er op de centrale file server staat.

Er bestaan ontgetwijfeld nog andere mogelijkheden om je gegevens veilig te stellen. Sommige oplossingen gaan nog veel verder, andere zijn eenvoudiger maar minder praktisch.

Wat je ook doet, zorg steens voor een goede backup van je belangrijke documenten.

De NMBS dreigt met een wekelijkse treinstaking op donderdag als er geen akkoord bereikt wordt over B-Cargo. Help! Hoe geraak ik elke donderdag op mijn werk?

Eigenlijk zouden we een andere vraag moeten stellen: moet ik fysiek aanwezig zijn op mijn kantoor in Brussel om mijn dagtaak naar behoren te kunnen uitvoeren? Het antwoord is neen. Dankzij telecom kan ik van om het even waar toegang krijgen tot het netwerk van mijn bedrijf. Met mijn laptop kan ik een beveiligde verbinding maken over het internet en heb ik toegang tot al mijn gegevens, mails, agenda en contacten. Tegenwoordig werken we ook veel met Sharepoint, waardoor ik niet eens zware bestanden hoef door te mailen. Ik kan ze bekijken of bewerken vanop de Sharepoint. Ik beschik eveneens over een geavanceerde gsm, waarmee ik mijn collega's kan bellen of mailen, en zij mij.

De meeste bedrijfsapplicaties staan op mijn laptop geïnstalleerd, maar er bestaan nog meer geavanceerde manieren van werken op afstand. Application hosting bijvoorbeeld, is zoiets. Daarbij staan alle toepassingen op een centrale server geïnstalleerd, en niks meer op de computer van de gebruiker. Beschik je niet over een laptop van het werk, dan kan je op die manier via om het even welke computer toch verbinding maken met je bedrijfsnetwerk. De enige vereiste is dat die computer een internetverbinding heeft. Laat de NMBS maar staken. Mijn werk zal er in ieder geval niet onder lijden.