IT Blog voor KMO's

Wissel zware bestanden uit zonder de mailbox van uw correspondent te overladen.

De opdracht van het jaar ... Als we deze binnenhalen, is het bingo!  15u50 ... nog 10 minuten om mijn offerte door te sturen ... Daarna is het te laat want de uiterste termijn om de kandidatuur in te dienen is vandaag, om 16 u! Maar goed, tegenwoordig is er dankzij internet en e-mail geen sprake meer van stress, we zijn niet meer afhankelijk van de post en de postbode ... op een paar seconden is alles verstuurd! 

Laatste kleine controle ... Mijn bijlagen zijn klaar, de projectbeschrijving met foto's, video en schema's, het gedetailleerde budget, de technische specificaties, de pdf van onze catalogus en de timing ... 5 documenten, 18 MB in totaal.

Het ziet er goed uit, ik heb nog 3 minuten! OK vertrekkensklaar. Ik verstuur alles!

Óóh.... wat voor bericht is me dat ... ! Mail niet afgeleverd. Te zwaar!! Neeeeeeeeeeee!

De klok van de pc tikt 16u.01!'

Oké, ik geef toe dat het verhaal wat overdreven klinkt ... en toch, wie heeft dit soort problemen nooit meegemaakt? Een overvolle mailbox, een bestand dat te zwaar is om te verzenden of dat niet kan afgeleverd worden. Dergelijke onaangename toestanden zijn schering en inslag, want e-mail is weliswaar perfect om te communiceren en lichte bestanden te versturen, maar zodra er zwaardere bijlagen bijgevoegd worden, beginnen de problemen ...  Voor die problemen bestaat er een heel gebruiksvriendelijke oplossing. En die oplossing is SharePoint.

Wat is SharePoint? 

Om het eenvoudig te houden: het SharePoint is een stockeerruimte, die lijkt op een harde schijf. Verschil met de harde schijf is dat SharePoint zich fysiek op een server bevindt die eigendom is van uw telecomleverancier. U heeft toegang via het internet. 

Aangezien die stockeerruimte gescheiden is van uw andere gegevens, kunt u er zonder enig risico onbeperkt uw documenten opslaan en ze volledig of gedeeltelijk toegankelijk maken voor wie u wenst.  De betrokken persoon zal uitsluitend toegang hebben tot de documenten die hem aanbelangen, via een login en paswoord.

Zo is het geen probleem meer om documenten uit te wisselen met medewerkers, partners of klanten, hoeft de investering in een server niet en moeten zware e-mails niet alle kanten uit gestuurd worden.

Personen die toegang hebben kunnen niet alleen volumineuze bestanden uitwisselen, maar ze ook wijzigen ... In dat geval zullen alle personen die bij een gewijzigd bestand betrokken zijn, automatisch verwittigd worden dat er een wijziging is gebeurd.

De NMBS dreigt met een wekelijkse treinstaking op donderdag als er geen akkoord bereikt wordt over B-Cargo. Help! Hoe geraak ik elke donderdag op mijn werk?

Eigenlijk zouden we een andere vraag moeten stellen: moet ik fysiek aanwezig zijn op mijn kantoor in Brussel om mijn dagtaak naar behoren te kunnen uitvoeren? Het antwoord is neen. Dankzij telecom kan ik van om het even waar toegang krijgen tot het netwerk van mijn bedrijf. Met mijn laptop kan ik een beveiligde verbinding maken over het internet en heb ik toegang tot al mijn gegevens, mails, agenda en contacten. Tegenwoordig werken we ook veel met Sharepoint, waardoor ik niet eens zware bestanden hoef door te mailen. Ik kan ze bekijken of bewerken vanop de Sharepoint. Ik beschik eveneens over een geavanceerde gsm, waarmee ik mijn collega's kan bellen of mailen, en zij mij.

De meeste bedrijfsapplicaties staan op mijn laptop geïnstalleerd, maar er bestaan nog meer geavanceerde manieren van werken op afstand. Application hosting bijvoorbeeld, is zoiets. Daarbij staan alle toepassingen op een centrale server geïnstalleerd, en niks meer op de computer van de gebruiker. Beschik je niet over een laptop van het werk, dan kan je op die manier via om het even welke computer toch verbinding maken met je bedrijfsnetwerk. De enige vereiste is dat die computer een internetverbinding heeft. Laat de NMBS maar staken. Mijn werk zal er in ieder geval niet onder lijden.